Det er kommunen, der visiterer til Specialbørnehjemmene. Der skal indsendes et matchingsskema til Specialsektoren i regionen sammen med en beskrivelse af barnet. Det vurderes om tilbuddet er egnet for barnet. Herefter kontakter Specialsektoren kommunen.
Forældrene beslutter i samspil med kommunen, om de ønsker den tilbudte plads. Hvis pladsen ønskes, inviterer Specialbørnehjemmene til indskrivningsmøde. Her udveksles oplysninger om barnets behov, og der laves konkrete aftaler om indflytning, forældresamarbejde m.v.
For at visitere til Specialbørnehjemmene anvendes Specialsektorens matchningsskema. Dette findes i det digitale matchningsskema.